Hotailors: Automatyzujemy biura podróży. Wchodzimy na Bliski Wschód

Łukasz Malinowski, Rynek Lotniczy: Jak to wszystko się zaczęło?

Filip Maksymilian Bloch, Hotailors: Pomysł powstał w 2016 r. Założyłem firmę wraz z dwoma znajomymi, z którymi studiowałem. Zakładaliśmy, że potrzebna jest personalizacja oraz uproszczenie podróży służbowych. Większość pracowników czy współpracowników nie mogła korzystać z żadnego wsparcia od pracodawcy, często musieli sami organizować sobie noclegi, a na końcu czekać nawet do 90 dni na rozliczenie wyjazdu.

Potencjał do poprawy był więc duży. Początkowo współpracowaliśmy z biurami podróży, ale zauważyliśmy, że przy współpracy z korporacjami, brakowało im technologii – wszystko było ustalane ręcznie przez pracowników i czasami trwało nawet kilka dni. Powodowało to bałagan i zwiększało czasochłonność.

My zaproponowaliśmy aplikacje, która ułatwiała ten proces. Początkowo dokonywaliśmy rezerwacji manualnie, szukając odpowiedniego noclegu i przelotu według wymagań podanych przez klienta w wyszukiwarce. Oferty przesyłaliśmy na adres e-mail w ciągu pół godziny. W roku 2017 zredukowaliśmy czas do 15 minut, w 2018 r. – już do 5. To chwyciło. Ci, którzy wtedy zaczęli korzystać z naszych usług, pozostali z nami do dziś.

Dziś wygląda to już inaczej. Użytkownik aplikacji może po zalogowaniu się sam łatwo znaleźć podróż (samolotem, pociągiem lub autobusem) wraz z noclegiem, a jeśli mieści się ona w budżecie – natychmiast dokonać rezerwacji. Dostaje też dodatkowe informacje m.in. o obostrzeniach covidowych. Wszystkie dane zostają w aplikacji, nie obciążając skrzynki mailowej. Nie trzeba też zbierać faktur ani rachunków. Możemy również przekazywać przełożonym informacje o ewentualnych przekroczeniach zasad firmowych co do poziomu kosztów wyjazdu i umożliwić odrzucenie lub akceptacje podróży. Całość jest już zautomatyzowana, a biuro podróży zniknęło z procesu, wszystko dzieje się w ułamkach sekund.

Oczywiście przy rezerwacjach i zamawianiu biletów zawsze mogą pojawić się jakieś błędy. W naszej branży ok. 8% podróży obciążonych jest ryzykiem overbookingu lub podobnym. Dlatego zatrudniamy ok. 20 agentów, pracujących zmianowo zdalnie z biur na całym świecie. Zapewnia to możliwość kontaktu za jednym kliknięciem: zawsze dostępne są jednocześnie co najmniej dwie osoby. Agenci zajmują się także organizowaniem wynajmów sali konferencyjnych czy innymi nietypowymi potrzebami klientów.

W jaki sposób udało się wam pozyskać finansowanie na rozwój firmy?

Jednym z pierwszych zleceń była obsługa dużej konferencji w Warszawie. Jednym z klientów był założyciel akceleratora w Lublanie – przekonaliśmy go naszym spersonalizowanym podejściem do klienta. Dzisiaj takie działania nie są już możliwe ze względu na przepisy RODO, ale wtedy to się sprawdziło. Trafiliśmy na Słowenię, a potem już na Bałkanach zaczęliśmy obsługę największego biura podróży i miejscowych klientów korporacyjnych. Przez pierwsze 3 lata działalności 80% naszej sprzedaży miała miejsce na rynku zagranicznym. Pojawiliśmy się też w innych akceleratorach.

Później pojawił się Google..

Tak, i to była dość ciekawa historia. W grudniu 2017 r. jeden z managerów Google zamieścił na Facebooku wpis o poszukiwaniu biura podróży do obsługi ok. tysiąca podróży rocznie. Udało się nam nawiązać kontakt i po miesiącu mieliśmy umowę na czas próbny. Po tym czasie 60 osób z całego świata oceniło naszą usługę jako o 40% bardziej satysfakcjonującą od tej, którą zapewniał poprzedni dostawca. Liczba obsługiwanych przez nas pracowników Google szybko rosła – pod koniec roku do tysiąca, a w następnym roku już do 10 tysięcy. Porównanie naszych usług z jednym z największych touroperatorów świata wykazało oszczędność rzędu 24%. Co więcej, zamiast 10 pracowników obsługujących cały proces po stronie klienta wystarcza teraz dwóch.

Jak wygląda wasza pozycja w Polsce? To jest interesujący rynek?

Polska jest dobrym rynkiem z ok. 40 milionami potencjalnych klientów. Wiele startupów adresuje swoje usługi wyłącznie do rynku polskiego – można z niego dobrze żyć. Nasz cel był jednak inny: od początku mierzyliśmy także w rynki zagraniczne.

Po wybuchu pandemii zaczęliśmy mocniej koncentrować się na polskich klientach. W styczniu 2020 r. mieliśmy ich kilkunastu, dziś – już ponad stu. Klientów zagranicznych jest kilkudziesięciu, ale to oni odpowiadają za większość obrotu. Dla polskich firm obsługujemy zarówno pracowników etatowych, jak i nieetatowych – dla zagranicznych koncentrujemy się na pracownikach kontraktowych. Według szacunków w najbliższych latach wzrośnie odsetek pracowników kontraktowych na świecie – dziś to kilkanaście procent wszystkich zatrudnionych, do 2028 r. będzie ich już 50%.

Mając to na uwadze przygotowaliśmy ofertę dla Vodafone. Okazała się ona idealnie odpowiadać na potrzeby firmy. Dzięki temu kontraktowi udało się nam też rozpocząć współpracę z SAP oraz integracje z ich systemami. Dziś jesteśmy dzięki temu dostępni we wszystkich kanałach sprzedaży SAP. Dajemy tej korporacji możliwość, by klient nie musiał szukać żadnych rozwiązań poza ich ekosystemem.

Jakie są wasze plany związane z Bliskim Wschodem?

Mamy dobre doświadczenie w pozyskiwaniu i wykorzystywaniu grantów unijnych. Dzięki nim udało nam się pozyskać wielu klientów. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ma natomiast bardzo dobry program „Go to Brand”. Dostaliśmy dotację na zorganizowanie stoiska na wystawie Expo w Zjednoczonych Emiratach Arabskich. W tej części świata nie można prowadzić biznesu korespondencyjnie. Dzięki wcześniejszym kontaktom udało mi się poznać z jedną z wpływowych rodzin. Co z tego ostatecznie wyjdzie, jeszcze zobaczymy.

Po dwóch latach pandemii mamy dobry czas na rozwój takiego biznesu? Firm dalej chcą wysyłać pracowników na wyjazdy służbowe?

Bieżący rok jest dla nas wyjątkowy. Ruch biznesowy wraca. Pracowników biur podróży jest mniej – w poprzednich latach albo zostali zwolnieni, albo sami odeszli z pracy. Tymczasem klienci wracają i zgłaszają zapotrzebowanie. Co więcej, często podróże mają teraz trasy bardziej skomplikowane niż z punktu A do B i z powrotem. Nasza aplikacja wpisuje się w te potrzeby, zmniejszając liczbę osób koniecznych do realizacji procesu.

Nasze obroty w pierwszym kwartale 2022 wzrosły 49-krotnie w porównaniu do ubiegłego roku. Widać ogromne ożywienie.

Czy po pandemii rynek podróży biznesowych odrodzi się w kształcie sprzed 2020 r.?

Wiele zmian już z nami pozostanie. Część departamentów w korporacjach nie będzie wysyłać pracowników w podróże służbowe prawie w ogóle. Przyszłość należy do biznesowych spotkań hybrydowych. Dziś na spotkanie może przylecieć np. 4 najważniejszych pracowników, a 400 innych może uczestniczyć w nim zdalnie za pośrednictwem streamingu. Potrzeba zintegrowanego systemu do zapewnienia transportu tym czterem osobom i do zapewnienia dostępu online wszystkim pozostałym. Te podróże biznesowe, które pozostaną, będą znacznie lepiej dopasowywane do indywidualnych przypadków – także ze względów bezpieczeństwa. Mamy wdrożony system informowania o obostrzeniach covidowych i koniecznych elementach ochrony osobistej, takich jak maski.

Niestety po COVID mamy kolejną katastrofę. Wojnę na Ukrainie.

Nie wiem, jaki będzie jej wpływ, ale na razie nie widać chyba zagrożenia w ograniczeniu podróży poza samym regionem. Na razie zaangażowaliśmy w się w pomoc uchodźcom. Naszych ukraińskich pracowników i współpracowników zaprosiliśmy wraz z rodzinami do Polski i urządziliśmy dla nich mieszkania w naszym biurze w Poznaniu. Pomagamy również firmom i osobom prywatnym w alokacji w bezpieczniejsze miejsca.

---

Rozmowa została przeprowadzona podczas Arab Aviation Summit (AAS), które w tym roku odbywało się w Ras Al Khaimah i zostało zorganizowane we współpracy z Biurem Promocji i Rozwoju Turystyki Ras Al Khaimah (RAKTDA). Szerzej o tym wydarzeniu pisaliśmy w tekście pt. Świat arabski: Odbudowa lotnictwa po COVID w cieniu wojny w Ukrainie.